KEWAJIBAN PENYIMPANAN DOKUMEN 10 TAHUN
(Pasal yang mengaturnya dan potensi dispute)
Assalamu’allaikum dan salam sejahtera untuk kita semua, semoga teman-teman selalu dalam keadaan sehat ya...aamiin.
Ada pertanyaan simple sih dari klien:
dimana peraturan yang mengatur kewajiban penyimpanan dokumen 10 tahun?" Dan apakah kami bisa menyimpan dalam bentuk soft copy?" Gudang dokumen kami sudah penuh".
Baik, sesuai dengan Pasal 51 UU Kepabeanan, perusahaan wajib menyelenggarakan pembukuan dan menyimpan Laporan Keuangan, buku, catatan dan dokumen yang menjadi bukti dasar pembukuan, surat yang berkaitan dengan kegiatan usaha, termasuk data elektronik selama 10 tahun pada tempat usahanya di Indonesia.
Untuk Pasal 51 dan penjelasannya sesuai terlampir ya. Nah, saya ambil kesimpulan terkait kewajiban ini:
1) Dalam penjelasan tidak secara jelas diatur/diperbolehkan menyimpan dokumen dalam bentuk softcopy, kecuali memang data awalnya memang berbentuk soft copy. Artinya, auditor masih bisa meminta dokumen hardcopy saat audit;
2) Ada kewajiban menyimpan dokumen di tempat usahanya di Indonesia. Artinya perusahaan tidak boleh menyimpan dokumen di tempat lain yang bukan tempat usaha. Terus bagaimana jika perusahaan tersebut multinasional dimana data softcopy-nya ada di head quarternya di luar negeri?
Dua hal di atas bisa saja terjadi dan akan menjadi dispute saat audit kepabeanan.
Kemudian Pertanyaan Berikutnya muncul, Bagaimana cara melakukan pemindahan dokumen hard copy ke soft copy dengan benar? Berdasarkan PMK-197/PMK. 04/2016)
Untuk kali ini saya batasi khusus untuk dokumen yang terkait kegiatan kepabeanan dan cukai karena saya akan membahas PMK-197/PMK. 04/2016 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pembukuan di Bidang Kepabeanan dan Cukai (menggantikan PMK-138/PMK.04/2007 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pembukuan di Bidang Kepabeanan dan ketentuan mengenai pedoman penyelenggaraan pembukuan di bidang cukai telah diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 109/PMK.04/2008 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pembukuan di Bidang Cukai).
Sesuai dengan Pasal 51 ayat (4) UU Kepabeanan ditetapkan sebagai berikut: "Ketentuan mengenai pedoman penyelenggaraan pembukuan diatur lebih lanjut dengan atau
berdasarkan peraturan menteri."
Berdasarkan pasal tersebut di atas maka Kemenkeu menerbitkan 197/PMK. 04/2016.
Bahwa sesuai UU kewajiban perusahaan untuk menyimpan buku, catatan, dokumen, dan surat adalah selama 10 tahun, nah pertanyaannya adalah :
1) Apakah data hardcopy yang belum 10 tahun diperbolehkan untuk dialihkan ke data soft copy?
2) Jika boleh, bagaimana cara melakukan pengalihan asli (hardcopy) buku, catatan, dokumen, dan surat ke bentuk Data Elektronik (disket, compact disk, tape back up, hard disk atau media penyimpanan lainnya) ?"
Di dalam Pasal 7 PMK-197/PMK. 04/2016 telah diatur, sebagai berikut:
1) Perusahaan diperbolehkan untuk melakukan pengalihan data dari hardcopy ke softcopy, kecuali data yang mempunyai kekuatan hukum otentik dan mengandung kepentingan hukum tertentu (Pasal 6 ayat 2 PMK-197/PMK.04/2016).
Contoh: jika perusahaan melakukan impor sementara maka hardcopy PIB impor sementara harus tetap disimpan karena akan dibutuhkan pada saat proses reekspor.
Contoh lainnya: ketika melakukan proses refund atas bea masuk hasil putusan Pengadilan Pajak, maka asli Putusan Pengadilan Pajak harus masih disimpan dalam bentuk hardcopy sampai proses refund selesai.
2) Pada saat proses pengalihan data ke bentuk elektronik maka semua data/dokumen hardcopy harus dilegalisasi oleh pimpinan perusahaan (Pasal 7, PMK-197/PMK.04/2016), yaitu dengan membuat Berita Acara yang memuat : keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun legalisasi, keterangan pengalihan "TELAH DILAKUKAN SESUAI SESUAI ASLINYA" dan tanda tangan pimpinan perusahaan.
Semoga bermanfaat ya, jika ada pendapat/pertanyaan silakan di kolom komen.
Terima kasih.
Wassalamuallaikum.
Sumber
Heru Setyo Basuki
Customs and Excise Senior Manager at SF Consulting
Comments